ZOHO.COM

Disini S4y0R ingin berkongsi sedikit ilmu berkenaan tentang ZOHO.COM. pasti ramai lagi pembaca yang belum pernah dengar nama laman web ni atau mungkin tau tapi tidak mengetahui dengan lebih jelas fungsi sebenar Webtop ini... SILA Kan Membaca Harap Membantu ANda.. :)

1.0 Pendahuluan

Zoho adalah penyedia aplikasi secara online. Dalam zoho terdapat pelbagai aplikasi yang boleh kita manfaatkan secara online. Dari sosial network, blog, pembuatan dokumen, presentation dan lain-lain. Dalam kajian ini, aplikasi internet zoho akan dikupas dengan lebih terperinci. Tambahan pula, aplikasi ini juga secara tidak langsung mampu memberikan banyak kebaikan dalam organisasi. Tambahan pula, melalui aplikasi zoho internet ini dapat memberikan faedah kepada setiap pengguna aplikasi.

Aplikasi zoho ini telah dilancarkan pada tahun 2005 dan terdapat tiga contoh aplikasi besar yang disediakan iaitu Collaboration Applications, Bussines Application, dan Productivity Application. Setiap aplikasi besar ini terdapat pula banyak lagi aplikasi kecil yang lain seperti Zoho Assist, Zoho Books, Zoho CRM (Customer Relationship Managers), Zoho LiveDesk dan banyak lagi. Aplikasi-aplikasi ini telah dibangunkan oleh Zoho Corporation yang sebelum ini dikenali sebagai AdventNet Inc, sebuah syarikat yang berpangkalan di Amerika Syarikat.

Aplikasi zoho ini mempunyai langkah-langkah yang tertentu untuk digunakan. Setiap pengguna sewajarnya mengkaji dengan lebih mendalam aplikasi yang digunakan. Tambahan pula, dasawarsa ini semua sistem internet semakin rancak digunakan dalam kalangan masyarakat.

2.0 Fungsi Aplikasi-aplikasi di Zoho.Com   

2.1 Business Applications

Di bawah business applications ini terdapat tujuh belas aplikasi yang dicipta khas untuk kegunaan di dalam sesebuah perniagaan, dan setiap aplikasi ini amat memudahkan para usahawan dalam menguruskan perniagaan mereka. Antara aplikasi-aplikasinya ialah Zoho Assist, Zoho Books, BugTracker, Zoho Campaign, Zoho Creator, Zoho CRM, Zoho Invoice, Zoho LiveDesk, Marketplace, People, Recruit, Report, Site 24x7, Sites, Zoho Support, Zoho Survey dan Vault. Tetapi disini hanya akan menerangkan sepuluh aplikasi penting dan yang sering digunakan didalam webtop ini.

Zoho Assist digunakan untuk mesyuarat secara online, di mana ia menjadi tempat untuk menyambungkan rangkaian sesame mereka secara online dan menyimpan setiap detail sambungan mereka seperti nama, email dan session ID. Ini akan memudahkan mereka seandainya mereka ingin membuat mesyuarat yang seterusnya dengan hanya memasukkan session ID mereka untuk memulakan mesyuarat. Zoho Books pula menyediakan perkhidmatan untuk perakaunan secara lebih sistematik dimana setiap jualan atau belian secara online akan tercatat secara automatik di dalam Zoho Books ini. Pengguna boleh melihat keluar dan masuk duit mereka melalui aplikasi ini. Bukan itu sahaja aplikasi ini juga akan menyediakan satu buku akaun khas untuk memudahkan pengguna Zoho. BugTracker digunakan khas untuk merekod projek yang akan dijalankan mahupun telah dijalankan. Di dalam bugtracker ini penggunakan akan menyimpan info berkenaan projek tersebut dengan terperinci mengikut bahagian yang telah disediakan. Antara bahagian tersebut seperti nama projek, tarikh mula dan akhir projek, nama syarikat yang terlibat dan lain-lain lagi. Melalui BugTraker ini pengguna boleh melihat semula projek-projek ini sama ada untuk melihat perkembangan projek atau sebagai tempat penyimpanan rekod projek mereka.

Zoho CRM digunakan untuk merapatkan hubungan pemilik akaun zoho ini dengan pelanggan mereka, didalam aplikasi ini pengguna boleh menyimpan secara terperinci pelanggan, pembekal, dan sebagainya. Zoho CRM ini dibahgikan kepada empat bahagian iaitu Leads (info pelanggan), Contacts (info panggilan), Accounts (info akaun) dan Activities (info aktiviti pengguna). Zoho Invoice digunakan khas untuk menghantar invois, menerima pembayaran online, dan melihat semua jenis invois yang terlibat dalam bentuk lebih yang lengkap dan tersusun dari segi nama invois, nama pelanggan, tarikh, dan jumlah.

Zoho Live Desk digunakan sebagai satu aplikasi chat sesama kakitangan, pengurus, dan lain-lain lagi di dalam satu syarikat yang sama. Di mana syarikat tersebut perlulah mempunyai akaun Zoho begitu juga kakitangan mereka yang lain. Zoho Marketplace merupakan satu aplikasi penyelesaian masalah bagi usahawan, di dalam aplikasi ini pengguna boleh mengemukakan soalan dan soalan tersebut akan dijawab oleh orang professional dalam bidang perniagaan. Selain pengguna boleh menambah ilmu berkenaan perniagaan disini. Zoho Recruit pula merupakan suatu aplikasi yang memudahkan syarikat untuk merekod pekerja mereka secara online, selain menjadi satu tempat untuk mencari pekerja baru, di mana bakal pekerja akan mengisi borang tawaran bekerja dan info mereka akan dimasukkan di dalam aplikasi syarikat tersebut. Zoho Sites dibangunkan khusus untuk membuat website, dengan menggunakan aplikasi ini mencipta website menjadi suatu yang mudah. Zoho Vault merupakan satu aplikasi untuk menyimpan data-data penting terutamanya ialah kata laluan (password). Dengan aplikasi ini pengguna tidak perlu risau kehilangan password mereka dan mampu untuk masuk ke dalam web tersebut tanpa perlu memasukkan kata laluan mereka lagi. Untuk memastikan aplikasi ini selamat daripada penggodam pengguna memerlukan kata laluan yang selamat dengan bantuan aplikasi ini.

2.2 Collaboration Applications

Terdapat lapan jenis aplikasi dibawah collaboration applications iaitu Chat, Docs, Discussion, Mail, Meeting, Projects, Pulse, dan Wiki. Chat digunakan untuk rangkaian sosial chat yang bersambung dengan rangkaian sosial lain seperti google, yahoo, facebook, myspace dan lain-lain. Manakala, docs merupakan satu aplikasi yang memiliki ciri-ciri yang sama seperti Microsoft word tetapi berbentuk secara online. Aplikasi ini membolehkan pengguna memuat naik atau memuat turun sesuatu bahan seperti gambar, fail, mahu pun video dan menyimpannya di dalam aplikasi ini. Aplikasi seterusnya disscussion merupakan satu aplikasi di mana pengguna boleh membuat perbincangan sesama kakitangan, pengurus dan pelanggan secara lebih formal berbanding aplikasi Chat, khususnya berkenaan suatu yang melibatkan tugas mereka. Selain daripada itu, mails  pula fungsinya adalah sama seperti mail yang lain seperti google mail dan yahoo mail, tapi aplikasi mail di sini bersambung atau berkait dengan link di dalam aplikasi yang ada di WebTop Zoho ini. Application Meeting ini digunakan khusus untuk mencatat info-info penting berkenaan mesyuarat yang akan dibuat seperti tajuk mesyuarat, masa dan tempat mesyuarat akan dibuat, dan sebagainya. Seandainya pengguna ingin membuat mesyuarat secara online, aplikasi ini akan bersambung terus dengan aplikasi Zoho Assist. Application Project digunakan untuk mencatat segala jenis projek yang akan dijalankan sama seperti aplikasi Bug Tracker, namun di dalam aplikasi ini, pengguna dibenarkan untuk membuat perbincangan melalui chat berkenaan projek tersebut. Aplikasi pulse pula merupakan rangkaian sosial sama seperti facebook dan myspace. Namun begitu,  aplikasi ini hanyalah khas untuk pengguna Webtop ini sahaja.

2.3 Productivity Applications

Di bawah productivity application terdapat lima aplikasi lain iaitu calender, notebook, application sheet dan show. Aplikasi calender boleh digunakan untuk membuat nota untuk tujuan ingatan seperti mencatat tarikh-tarikh penting. Manakala, notebook  pula digunakan sama seperti buku nota tetapi berbentuk aplikasi online. Seterusnya aplikasi yang tidak kurang hebat dalam zoho ialah Application Sheet dan Show. Aplikasi ini merupakan satu aplikasi yang membenarkan pengguna terus memasuki aplikasi Docs.

3.0 Langkah Menggunakan Aplikasi

            3.1 Daftar Akaun Zoho

Langkah pertama, anda perlu masuk laman rasmi Zoho di laman www.zoho.com dan klik sign in. Apabila anda sign up, anda perlu mengisi maklumat akaun (account information) seperti alamat email, username, dan password. Langkah kedua, selepas mendaftar akaun Zoho, pengesahan akaun akan dihantar melalui e-mel anda. Oleh itu, anda perlu mengaktifkan akaun anda dengan klik link yang diberi seterusnya mengesahkan password anda. Langkah tiga, setelah selesai pengesahan akaun dan password, anda perlu daftar masuk (sign in) di laman https://accounts.zoho.com/ dengan menggunakan ‘username’ dan ‘password’ yang telah didaftarkan. Langkah keempat klik pada ‘profile’ dan anda perlu mengedit profil anda. Jika anda ingin menggunakan aplikasi zoho yang lain, anda perlu ke ‘home’ seterusnya pilih aplikasi yang anda inginkan di perkhidmatan zoho.

            3.2 Zoho Calender

Langkah pertama, anda perlu masuk laman  www.zoho.com / calendar dan log in akaun Zoho. Setelah anda log in, klik ‘calendar’ untuk memasuki aplikasi tersebut. Setelah log in, akaun Zoho anda akan memaparkan Zoho Calendar. Langkah kedua, untuk membuat jadual atau menambah jadual agenda, double klik pada kotak yang ingin diisi   dengan melihat jam, hari dan tarikh. Masukkan tajuk agenda yang ingin dilakukan seterusnya klik ‘create’. Tajuk agenda anda akan dipaparkan pada Zoho Kalendar anda. Langkah ketiga, klik pada ‘agenda’ untuk mengetahui jadual atau event terdekat yang akan dijalankan.

3.3 Zoho Dokumen

Langkah pertama  sign in akaun Zoho dokumen di laman https://www.zoho.com/docs/. Langkah kedua, klik dan pilih elemen di ‘favorite’ yang ingin di upload contohnya presentation, picture, music, video dan dokumen. Langkah  ketiga, apabila anda klik pada salah satu elemen ‘favorite’, anda perlu klik ‘upload’ untuk mengambil dokumen anda di dalam komputer. Langkah keempat, setelah selesai dokumen anda di upload, anda perlu klik pada file tersebut dan klik ‘share’. Seterusnya, anda perlu menulis alamat email yang akan di share dan klik ‘share’.

3.4 Zoho Meeting

Langkah pertama, layari  laman web www.zoho.com / meeting seterusnya pilih Sign In untuk log in ke Zoho Meeting apabila telah mempunyai akan Zoho. Setelah log in, pilih ‘create meeting’ untuk membuat jadual meeting baru. Langkah kedua, isi keterangan topik meeting, agenda yang akan dibincangkan, alamat email tujuan dan waktu meeting akan berlangsung. Selepas semua maklumat diisi, klik ‘create’. Langkah ketiga, apabila anda ‘create’ jadual meeting, kita boleh menambah email peserta meeting yang lain dengan klik ‘invite more’.  Selepas memulakan meeting klik ‘start’. Seterusnya agenda meeting akan dijalankan secara automatik.

3.5 Zoho writer

Langkah pertama, sign in akaun Zoho dan klik pada writer. Setelah aplikasi Zoho Docs dipaparkan, pengguna perlu klik pada ‘create’ dan pilih dokumen seterusnya ia memaparkan Zoho Writer. Langkah kedua, pengguna boleh membuat penulisan dengan Aplikasi Zoho Writer di mana aplikasi ini sama seperti Microsoft word. Pengguna juga boleh mengakses, menyunting dan membuat dokumen melalui email sahaja. Pengguna juga boleh mengimport file daripada komputer dengan cara klik file dan pilih import file. Pilih file yang pengguna ingin masukkan dalam Zoho Writer dan seterusnya klik import. Secara automatik, file yang diimport berada dalam dokumen Zoho Writer. Langkah  ketiga, setelah selesai penulisan anda perlu rename dokumen anda dengan klik pada untitled documents. Jika anda ingin eksport penulisan, pengguna perlu klik pada file dan pilik ‘export as’. Pengguna boleh mengeksport dokumen kepada Word, Rich Text Format (RTF), OpenDocument Text Document(ODT), JPG, PNG, HTML, ataupun TXT. Langkah keempat, pengguna boleh memberi hak akses kepada pengguna lain dengan share dokumen tersebut dengan cara klik pada share dan masukkan email pengguna lain.

  

3.6 Zoho Chat

Langkah pertama, sign in akaun Zoho dan pilih perkhidmatan chat Zoho. Bagi memulakan aplikasi Zoho Chat, pengguna perlu ‘add’ pengguna lain untuk berkomunikasi dengan cara klik pada gambar ‘add IM contact’ dan masukkan email Id pengguna lain. Langkah kedua, untuk memuakan perbualan, pengguna perlu klik ‘chat’ pada gambar pengguna lain. Dengan menggunakan Zoho Chat, pengguna juga boleh melakukan group berbual di mana ia dapat digunakan sebagai tempat perbincangan dengan rakan sekerja yang bersifat berkumpulan. Langkah ketiga, pengguna juga dapat menggunakan pelbagai pilihan Chat selain daripada akaun Zoho seperti Facebook, Gtalk dan Yohoo Messenger dengan menggunakan Zoho Chat. Caranya ialah dengan klik pada button pilihan Chat yang telah disediakan dan pengguna perlu Sign In akaun tersebut untuk membuat perbincangan. Oleh itu, kita dapat membuat perbualan dengan orang-orang yang tidak mempunyai akaun Zoho Chat.

3.7 Zoho show

Langkah pertama, sign in akaun Zoho di laman https://accounts.zoho.com/ dengan menggunakan alamat email dan password. Klik pada Zoho Service dan klik show. Apabila akaun Zoho memaparkan Zoho Docs, pengguna perlu klik pada ‘create’ dan pilih presentation. Langkah kedua, Zoho Presentation akan memaparkan ‘create New Presentation’ seterusnya namakan tajuk presentation. Kemudian, pilih jenis-jenis skrin atau background presentation dan klik ‘ok’. Setelah itu, pengguna boleh mengisi maklumat dan mengedit slide show di mana Zoho Show mempunyai banyak ciri-ciri yang menyokong persembahan seperti animasi, muzik, suara, pembuatan slide master dan sebagainya. Langkah ketiga, pengguna juga boleh berkongsi hasil presentation dengan klik ‘share’ dan masukkan email pengguna lain secara automatik, pengguna lain dapat mengakses presentation tersebut.

4.0  Cara Membantu Organisasi dengan Menggunakan Aplikasi

Organisasi adalah sekelompok orang  iaitu dua  atau lebih yang secara formal dipersatukan dalam satu kerjasama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Alatan internet  Zoho mempunyai banyak fungsi yang secara tidak langsung  dapat membantu organisasi. Dalam penggunaan  internet zoho ini terdapat pelbagai aplikasi yang boleh diaplikasikan.

4.1  Membantu dalam network marketing

Zoho pulse merupakan satu aplikasi yang mempunyai fungsi yang lebih kurang sama dengan laman sosial facebook. Maka zoho pulse ini boleh digunakan untuk membuka  kumpulan, chat, post tulisan, gambar, profil diri dan sebagainya. Dalam sesebuah organisasi dengan menggunakan aplikasi zoho pulse ini secara tidak langsung butiran peribadi pekerja dapat diakses dengan mudah oleh  majikan atau pihak pengurusan organisasi, misalnya majikan boleh melihat butiran seperti tempat kediaman, status, jawatan dan sebagainya. Di samping itu juga dengan menggunakan aplikasi ini juga secara tidak langsung  para pekerja dapat bertukar-tukar pendapat berkaitan dengan sistem organisasi terutama sekali berkaitan dengan tugasan seharian mereka.

4.2 Membantu dalam urusan sumber manusia

Aplikasi seterusnya yang terkenal dalam bidang internet zoho ialah Zoho CRM. Zoho CRM mempunyai fungsi membuat account dan menyimpan contact orang lain bagi account sendiri. Aplikasi ini secara tidak langsung dapat membantu dalam pengurusan organisasi, misalnya dengan Zoho CRM setiap pekerja dapat mengetahui butiran pekerja lain, misalnya email, no telefon dan sebagainya. Butiran ini secara tidak langsung boleh membantu organisasi seandainya berlaku perkara yang tidak diingini. Contohnya, jika berlaku kemalangan di tempat kerja, maka pihak majikan akan lebih mudah untuk menghubungi keluarga pekerja yang berdekatan. Email yang tertera dalam aplikasi Zoho CRM boleh digunakan untuk urusan pentadbiran, misalnya dalam pesanan untuk bekalan stok yang diperlukan dan sebagainya.

4.3) Memudahkan urusan mesyuarat

Aplikasi zoho meeting  secara tidak langsung dapat membantu organisasi dalam mengelola sesuatu mesyuarat yang telah dirancang oleh semua kakitangan dalam sesebuah organisasi. Mesyuarat tersebut dapat diketahui dan diakses dengan mudah oleh semua para kakitangan organisasi . Melalui penggunaan aplikasi ini, para kakitangan secara tidak langsung dapat mengetahui dengan lebih terperinci berkaitan dengan perjalanan mesyuarat yang telah dirancang, misalnya mereka dapat mengetahui tentang agenda mesyuarat, masa mesyuarat, tempat mesyuarat akan dijalankan serta pengelola mesyuarat tersebut. Hal ini secara automatik dapat membantu organisasi supaya lebih efisien. Semua kakitangan juga secara tidak langsung dapat mengutarakan pandangan mereka dan segala masalah yang berbangkit dapat diselesaikan dengan lebih cepat dan berkesan kerana agenda mesyuarat dapat diketahui dengan lebih awal dengan menggunakan  aplikasi zoho meeting.

4.4) Membantu perjalanan perniagaan

Zoho business merupakan salah satu aplikasi zoho yang terkenal. Zoho business boleh digunakan dalam sesebuah organisasi yang menjalankan urusan perniagaan. Aplikasi ini dapat membantu sesebuah organisasi perniagaan berjalan dengan lebih sistematik. Zoho business ini dapat membantu organisasi perniagaan mengemas kini produk-produk terbaru perniagaan dan projek-projek terbaru. Para pelanggan juga dapat membuat tempahan dengan menggunakan aplikasi zoho business. Tambahan pula, dengan cara ini organisasi perniagaan dapat merancakkan lagi promosi perniagaan.

5.0 Penutup

Kesimpulannya, dalam dunia era dan globalisasi ini aplikasi zoho mampu melancarkan sistem pengurusan sesebuah organisasi. Sistem pengurusan sesebuah organisasi juga akan menjadi lebih sistematik.

            Data-data juga akan dapat disimpan dengan lebih kemas dan teratur. Selain itu, melalui aplikasi internet zoho ini secara tidak akan memudahkan urusan dengan pihak luar terutama urusan penting. Keberkesanan aplikasi zoho ini dapat diuji dengan menggunakan aplikasi ini secara berterusan. Tambahan pula, dunia kini merupakan dunia teknologi maklumat yang mana banyak perkara yang dapat dicapai dengan alam maya sahaja.

            Selain itu, aplikasi ini juga merupakan salah satu aplikasi yang mampu berkembang sejajar dengan aplikasi internet yang lain. Dalam hal ini, semua lapisan masyarakat memainkan peranan yang penting dalam membangunkan perisian ini secara meluas sehingga ke peringkat antarabangsa. Di samping itu, Malaysia sebagai sebuah negara yang sedang membangun perlu lah merencanakan aplikasi yang lebih bervariasi dan mempunyai pelbagai fungsi yang menarik supaya dapat membuka paradigma negara luar bahawa Malaysia mampu duduk sama rendah, berdiri sama tinggi dengan negara lain.

            Aplikasi zoho ini juga sememangnya mempunyai banyak faedah yang tersendiri. Manfaatnya perlulah diteroka oleh setiap individu supaya dapat diaplikasikan dalam kehidupan seharian. Lantaran daripada itu mampu menjadikan individu lebih maju dan proaktif dalam bidang teknologi maklumat. Tambahan pula, dapat melahirkan insan berminda kelas pertama.

USAHA GIGIH BERSAMA RAKAN PERSEJUANGAN DI UPSI:

1.  MOHAMAD HANAFI BIN HUSIN

2.  NOR INTAN LIANA BINTI TAHAR

3.  WAN AMEERA FARHAH BINTI WAN AZAHARI